Durch die neue Corona-Arbeitsschutzverordnung ist nun auch die Kreisverwaltung Potsdam-Mittelmark als Arbeitgeber gefordert, das Infektionsrisiko bei der Arbeit weiter zu minimieren und die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten noch stärker zu schützen. Ein Element dazu ist das vermehrte Arbeiten im Homeoffice.
Rückblickend auf die vergangenen Monate lässt sich feststellen, dass sich die Kreisverwaltung sogar besser als ursprünglich geplant zum Thema Homeoffice aufstellen konnte.

Improvisation und Vertrauen waren gefragt

Die Corona-Pandemie war in den vergangenen Monaten neben all den Einschränkungen und Schwierigkeiten, die sie in den Alltag und die Arbeitsweise der Kreisverwaltung gebracht hat, somit auch ein echter Beschleuniger für die Arbeitsweise der Kreisverwaltung. Improvisation und Vertrauen waren gefragt. Bereits im Februar 2020 war es Arbeitgeber und Personalrat gelungen, den Startschuss für Telearbeit mit der Anpassung der Dienstvereinbarung „Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort“ zum 1. März 2020 zugeben. Es wurde davon ausgegangen, dass voraussichtlich 25 % der Mitarbeitenden zukünftig vom Homeoffice Gebrauch machen werden.

Bereits vor Inkrafttreten der Arbeitsschutzverordnung war Homeoffice etabliert

Das Arbeiten im Homeoffice hatte sich also schon vor dem Inkrafttreten der Arbeitsschutzverordnung etabliert. Seitdem ist die Arbeit im Homeoffice über einen hochsicheren VPN-Zugang und mittels einer zusätzlichen Authentifizierung datensicher möglich. Mit dieser im Vergleich zu anderen vom BSI zugelassenen Produkten kostengünstigen Variante ist es der Kreisverwaltung gelungen, unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsanforderungen, ein Arbeiten an privaten Endgeräten zu ermöglichen. Damit konnten Administrationsaufwand und Kosten im Vergleich zu anderen Lösungen deutlich reduziert und die Anwenderzufriedenheit erhöht werden. Die besonderen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit sind jedoch umfassend erfüllt.

Derzeit täglich etwa 1/3 der rund 1000 Mitarbeitenden im Homeoffice

Pandemiebedingt waren dann in den letzten Monaten umfangreiche Anstrengungen erforderlich, um einem weitaus größeren Mitarbeiterkreis Flexibilität in diesen unbeständigen Zeiten zu ermöglichen, den Serviceanspruch der Kreisverwaltung als Dienstleister dabei aber nicht aus den Augen zu verlieren. Derzeit nutzen täglich etwa 1/3 der derzeit rund 1000 Mitarbeitenden das Homeoffice.
Aktuell wird weiter intensiv an der Kapazitätserhöhung gearbeitet, so dass zukünftig rund die Hälfte der Mitarbeitenden stabil im Homeoffice arbeiten können. Die Erreichbarkeit der verschiedenen Fachbereiche wird dabei in gewohnter Form durch das ServiceCenter, aber auch durch abgestimmte Einsatzpläne der einzelnen Fachdienste sichergestellt. Zudem wird die Aufgabenerledigung zeitlich flexibler gestaltet.
Auch um die Kommunikation mit den KollegInnen untereinander zu ermöglichen, sind nun Videokonferenzen möglich. Zusätzlich wird Intensiv an der telefonischen Erreichbarkeit für das Homeoffice gearbeitet. Problematisch ist noch die ausstehende Lieferung von Headsets für die Mitarbeitenden, die unterschiedlichste Anliegen seit Beginn der Pandemie aufgrund der Einschränkungen des Besucherverkehrs überwiegend telefonisch erledigen müssen.

Aufgaben, Seminare und Schulungen im Homeoffice

Durch das Engagement und die Flexibilität der Mitarbeitenden und Führungskräfte konnten die neuen Anforderungen aber gut umgesetzt werden. Nicht nur die Aufgaben der Kreisverwaltung können zwischenzeitlich im großen Umfang bereits im Homeoffice erledigt werden.
Auch Seminare und Schulungen, wie beispielsweise die Fortbildungen der Mitarbeitenden bei der Brandenburgischen Bildungsakademie, aber auch Ausschusssitzungen werden zunehmend online durchgeführt und können somit wieder vermehrt realisiert werden. Bereits jetzt steht fest, dass sich das Arbeiten der Kreisverwaltung zukünftig anders gestalten kann und wird, als das Mitarbeitende und die Nutzer ihrer Dienstleistungen - vor allem also Bürgerinnen und Bürger - bislang gewohnt waren. Der Wandel der Arbeitsweise in der Kreisverwaltung wird nach der Pandemie nicht abgeschlossen sein. Man wird sich zukünftig mehr noch als bisher die Frage stellen müssen: „Wie werden und wollen wir zukünftig arbeiten?“ und „Was macht gute, menschliche Arbeit von morgen aus?“.
Mehr zu Corona und den Folgen in Brandenburg und Berlin gibt es auf unserer Themenseite.